jueves, 27 de mayo de 2010

ALGUNAS NORMAS DE CONTROL INTERNOS PARA LOS DIFERENTES DEPARTAMENTOS

CONTROLES INTERNOS PARA EL ÁREA DE CAJA (RECEPCIÓN)

1) Las funciones de custodia y manejo del efectivo deben ser ejecutadas por personas independientes de las que realizan las funciones de revisión, registro y control del mismo.

2) Todos los ingresos de efectivo deben hacerse constar en un recibo de ingreso, el cual debe ser firmado y sellado por el cajero.

3) Los recibos de ingreso deben ser prenumerados de imprenta y expedidos en secuencia numérica.

4) La secuencia numérica en el uso de los recibos de ingresos debe ser controlada por un empleado independiente de quienes manejan el efectivo.

5) Todos los ingresos deben ser depositados íntegramente a más tardar el siguiente día laborable. El cajero debe anexar el volante del depósito al recibo de ingreso correspondiente y debe quedarse con una fotocopia del depósito.

6) Un empleado independiente debe verificar la coincidencia del total del efectivo recibido y el total del depósito de cada día. Además que el volante de depósito tenga estampado el sello fechador del banco.

Los ingresos y depósitos deben ser registrados por una persona independiente de las labores de manejo del efectivo ingresado.

8) El cajero debe llenar diariamente un formulario de recepción del efectivo donde conste el número del recibo, fecha y monto recibido.

9) Es responsabilidad del incumbente de mayor jerarquía, el encargado del área financiera y del auditor interno velar por el cumplimiento de estos controles.

CONTROLES INTERNOS ÁREA DE BANCO (DESEMBOLSOS)

1) Debe aperturarse cuentas corrientes a nombre de la institución en el Banco de Reservas debidamente autorizadas por la Contraloría General de la República.

2) Los cheques deben ser firmados por el incumbente de mayor jerarquía y otro funcionario autorizado de manera oficial.

3) Todos los pagos realizados en la institución de monto mayores al 10% del total del fondo de caja chica, se efectuarán mediante la emisión de cheques.

4) Los cheques deben ser prenumerados y expedidos en secuencia numérica.

5) Los cheques expedidos deben ser solicitados previamente y ésta solicitud debe ser aprobada por el incumbente de mayor jerarquía.

6) Las personas que firman los cheques deben asegurarse de que exista provisión suficiente de fondos para cubrir el mismo, antes de firmarlos.

7) Las firmas de las personas autorizadas a firmar cheques, deben tener la autorización de la Contraloría General de la República, previo a su envío al banco.

8) Las firmas de las personas autorizadas a firmar cheques deben ser canceladas y notificadas al banco a través de la Contraloría General de la República.

9) Bajo ninguna circunstancia se deben firmar cheques en blanco.

10) Al presentar un cheque a la firma, al mismo deberá anexarse toda la documentación justificativa del pago y las personas que los firman deben asegurarse de que la misma es correcta y completa.

11) Las personas que firman los cheques deberán asegurarse de que los mismos estén correctamente confeccionados en lo que se refiere a número, cantidad, valor, beneficiario y concepto.

12) Los cheques deben confeccionarse con copias, y a la copia que avala el registro contable deberá anexársela la documentación correspondiente.

13) La documentación justificativa de los pagos deberá ser cancelada con un sello con la inscripción “pagado”, en el cual se indique el número y a la fecha del cheque, para prevenir duplicidad de pagos o utilización irregular de dicha documentación.

14) La custodia de los cheques expedidos pendientes de entrega, debe ser supervisada por la oficina de Tesorería y en su defecto por el cajero pagador, quién mantendrá registro de dichos cheques.

15) Los cheques expedidos deberán ser registrados oportunamente en los libros de contabilidad de la institución por personal independiente a su confección, aprobación, custodia, etc.

16) No deben expedirse cheques al portador.

17) Los cheques expedidos a nombre de cajeros, pagadores, bancos y a nombre de la propia institución deben tener en el detalle la información específica del conepto y la naturaleza del pago.

18) Las cuentas bancarias deben ser conciliadas cada 30 días (mes comercial), para controlar la existencia de efectivo en los bancos y determinar el balance real al final de cada período. Las conciliaciones deben ser preparadas por personas independientes del manejo y registro del efectivo. Estas personas deberán obtener explicaciones satisfactorias por todos los período anormales de tránsito, tanto de cheques como de depósitos y cualquier diferencia detectada en la realización de la referida operación, deberán hacerse los registros de lugar en los libros contables (ajustes).

19) Los cheques anulados deben ser mutilados en el área de las firmas para prevenir su uso irregular y deben ser archivados junto a la copia que es utilizada para el registro contable.

20) Deben usarse máquinas protectoras de cheques.

21) En caso de que utilice máquina o sello para firmar, la persona cuya firma es estampada deberá mantener supervisión sobre los controles propios de la máquina, tales como: Doble llave, control de totales firmados, control de números de cheques firmados, etc.

22) La transferencia de efectivo de una cuenta bancaria a otra debe estar autorizada por el incumbente de mayor jerarquía y otro funcionario competente.

23) Todo pago efectuado por la institución debe ser realizado observando todas la reglas de contabilidad gubernamental.

24) Es responsabilidad del incumbente de mayor jerarquía, el encargado del área financiera y del Auditor interno, velar por el cumplimiento de estos controles.

CONTROLES INTERNOS FONDO CAJA CHICA

1) Los fondos de caja chica deberán ser utilizados solamente para pagos de poco monto.

2) Los desembolsos de caja chica no deben exceder de 10% del monto total del fondo.

3) Los pagos por caja chica se realizan mediante volantes definitivos prenumerados de imprenta expedidos en secuencia, y volantes provisionales para controlar la entrega de efectivo previo al desembolso real, el cual se liquidará con los comprobantes. Los volantes provisionales no podrán permanecer mas de tres días en caja.

4) Los volantes de caja chica deberán ser firmados por la persona que aprueba el pago y por quien recibe el dinero.

5) Debe anexarse a los volantes definitivos de caja chica, toda la documentación justificativa por los pagos efectuados.

6) La documentación justificativa de los pagos por caja chica deberán cancelarse con un sello fechador con la inscripción “pagado” y a la fecha del desembolso.

7) Para la reposición del fondo de caja chica debe haberse consumido el 60% del monto total del fondo.

8) El cheque de reposición debe hacerse por el total de los comprobantes y a nombre del custodia.

9) Los cheques de reposición deben indicar los números de los comprobantes que se reponen.

10) Está prohibido el cambio de cheques a través del fondo de caja chica.

11) Está prohibido el pago de sueldos a través del fondo de caja chica.

12) El fondo de caja chica debe mantenerse separado de cualquier otro fondo que opere la institución, y el custodia no debe tener acceso al efectivo recibido de los clientes u otro depósito.

13) Los volantes de caja chica deben ser autorizados por el funcionario del área donde se solicite el desembolso y por el encargado del área financiera.

14) No se permitirá el manejo de dos fondos de caja chica por una sola persona.

15) Cualquier cambio en el monto de caja chica debe realizarse mediante una comunicación del incumbente de mayor jerarquía.

16) Las políticas para el manejo adecuado de caja chica deben ser entregadas por escrito al responsable del manejo de la misma.

17) Las facturas no deben ser fraccionadas para eludir el monto de desembolsos.

18) El encargado del fondo no debe tener acceso a los registros de contabilidad, relacionado con el manejo del efectivo.

19) El fondo de caja chica debe ser arqueado esporádicamente y sorpresivamente por el auditor interno o por cualquier otro departamento que sirva de control financiero.

20) Es responsabilidad del incumbente de mayor jerarquía, el encargado del área financiera y del auditor interno, velar por el cumplimiento de estos controles.

CUENTAS POR COBRAR

Son activos de la institución que están representados por derechos exigibles a terceros.

CONTROLES INTERNOS CUENTAS POR COBRAR

1) El otorgamiento de crédito a clientes, funcionarios y empleados se efectuará sobre la base de las políticas establecidas por la institución.

2) Debe habilitarse una cuenta auxiliar para cada cliente, funcionario y empleado.

3) Deben realizarse arqueos periódicos de los documentos al cobro, para conciliarlos con los libros de contabilidad.

4) Las autorizaciones para descargo de cuentas malas, deben ser aprobadas en atención a las normas contables y leyes que existen para tales fines.

5) Auditoría interna enviará estado de cuentas con regularidad a todos los deudores e investigará todas las partidas reportadas con discrepancias.

6) Todos los cheques de clientes o relacionados que sean devueltos por falta de provisión de fondos se anotarán en un registro especial con los detalles que identifiquen a quienes los emitieron: fecha, nombre del emisor, banco girado, importe, etc. además una columna de “observaciones” para cualquier detalle adicional.

7) No se recibirán cheques personales, o de empresas que les hayan devuelto cheques en dos ocasiones anteriores sin ninguna explicación o justificación válida.

8) El Departamento de Contabilidad, deberá registrar las devoluciones de cheques con las notas de débito bancarias recibidas, realizando un asiento deudor a la cuenta de cheques devueltos por el monto del mismo, y deberá pasar el departamento de cobros para la gestión de su cobranza en efectivo inmediatamente se reciba.

9) No se otorgarán créditos a empleados que tengan menos de tres (3) meses trabajando en la institución.

10) Es responsabilidad del incumbente de mayor jerarquía, el encargado del área financiera y del auditor interno velar por el cumplimiento de estos controles.

ACTIVO FIJO O PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

Son todos los inmuebles, muebles, equipos y maquinarias, adquiridos, construidos o recibidos en donación para el uso de la institución, y que se estima una vida útil superior a un año y no se agotan en el primer uso.

CONTROLES INTERNOS DE LOS ACTIVOS FIJOS

1) Debe existir una política que contemple lo siguiente:

a) Clasificación del activo (terreno, edificio, maquinarias, mobiliarios, etc.)

b) Procedimiento de autorización para adiciones, custodia, disposición y transferencia de activo fijo.

c) Niveles de responsabilidad en las adiciones, custodia, disposición y transferencia de activo fijo.

2) Deben separarse las funciones de compra y custodia de activo fijo.

3) Debe mantenerse un estricto control sobre aquellas propiedades que se pueden extraviar con facilidad como herramientas y envases, utensilios y útiles de oficina, entre otros.

4) Cada activo fijo debe tener una tarjeta con todos los datos necesarios o registrados a través de una base de datos en el computador.

5) Auditoría interna debe realizar inventarios periódicos de los activos fijos para compararlo con el tarjetero o con el listado emitido por la computadora.

6) Los activos fijos deben estar respaldados por una póliza de seguro y la cobertura de ésta debe ser revisada periódicamente.

7) Debe crearse un código para identificar cada unidad del activo fijo.

8) Las reparaciones mayores de un 5% del costo del activo deben capitalizarse.

9) Se llevará un registro detallado de los activos totalmente depreciados que todavía se encuentren en uso.

10) Los jefes departamentales y de oficinas son los responsables por la custodia de los activos y tienen la obligación de informar cualquier cambio en el estado de los bienes bajo su cuidado.

11) El traslado de un activo fijo tener la aprobación del incumbente de mayor jerarquía, el encargado del área financiera, el encargado del área administrativa, y del auditor interno.

12) Los activos fijos en desuso o chatarra se deben descargar a Bienes Nacionales, en atención a las normativas existentes.

OTROS ACTIVOS

Cuenta del grupo de los activos, cuyo balance representa todos los depósitos realizados por la institución, tales como depósitos por contrato telefónico, contrato por uso de energía eléctrica, contrato por alquiler, seguros pagados por anticipado y otros.

CONTROLES INTERNOS OTROS ACTIVOS

1) Deben mantenerse estos controles en bóveda.

2) Los balances de esas cuentas deben permanecer inalterados período tras período, excepto cuando se cancele su validez, si son amortizables, como el caso de los seguros pagados por anticipados se prorratearía su valor entre el tiempo de vigencia de la póliza y se cargará a gasto el valor mensual que resulte de dicho prorrateo.

CUENTAS POR PAGAR

Son obligaciones de pago que deben hacerse en el futuro y que se originan en la compra de bienes y servicios a crédito, obtención de préstamos, retenciones, etc.

CONTROLES INTERNOS DE LAS CUENTAS POR PAGAR

1) Las requisiciones, ordenes de compras de bienes y servicios, que dan origen a las cuentas por pagar deben estar aprobadas por el incumbente superior jerárquico.

2) Las requisiciones y órdenes de compra que le dan origen, deben estar prenumeradas de imprenta, y utilizadas en rigurosa secuencia numérica.

3) Deben estar segregadas las funciones de compra, recepción y registro de las cuentas por pagar.

4) La mercancía recibida debe ser rigurosamente examinada, para determinar si hay faltantes, y se informará al departamento de compra de tal situación.

5) Las facturas se enviarán directamente al departamento de contabilidad y se registrarán de inmediato las cuentas por pagar.

6) Auditoría interna supervisará en todos los casos, que se comparen las facturas contra las órdenes de compras y los reportes de recepción que dan origen a las cuentas por pagar.

7) Tanto la factura como la orden de compra deben ser canceladas en el mismo momento en que se efectúa el pago de la deuda.

8) Los estados de cuentas de los proveedores deben ser revisados y conciliados con los saldos del departamento de contabilidad.

9) Los cheques para saldar estas cuentas serán registrados, con un concepto claro que explique los desembolsos.

10) Todas las cuentas por pagar deben registrarse antes de efectuar el pago.

11) Se deben atender las solicitudes de confirmación de cuentas por pagar.

12) Se debe preparar una relación mensual de cuentas por pagar con sus respectivos comprobantes y conciliarla con la cuenta control.

13) Es responsabilidad del incumbente de mayor jerarquía, el encargado del área financiera, y el auditor interno velar por el cumplimiento de estos controles.

NÓMINA

Es una relación con los datos completos de los empleados a quienes deben cubrirse sueldos durante cierto período de tiempo, con la indicación de sus percepciones y las deducciones aplicables a fin de determinar el importe del salario neto a pagar.

CONTROLES INTERNOS DE LA NÓMINA

1) Que la contratación de personal y la fijación de sueldos sean debidamente autorizadas por el incumbente de mayor jerarquía y se reporten oportunamente los aumentos, las deducciones y cambios se salarios en el personal.

2) Que el tiempo trabajando por los empleados sea registrado adecuadamente y estén debidamente autorizadas las variaciones de diferencias de sueldos por cambio de actividad, vacaciones, ausencias, días festivos, etc.

3) Que el cálculo de las percepciones y la aplicación del costo de la nómina en contabilidad sean correctas.

4) Que las deducciones de la nómina sean controladas y registradas adecuadamente.

5) Que el pago de la nómina se haga en forma adecuada, en cumplimiento de todas las disposiciones, leyes y decretos existentes con relación a los pagos por concepto de sueldos.

6) Que las novedades en cuanto a salidas del personal sean reportadas en forma oportuna a fin de que se elimine el pago correspondiente en la nómina.

7) Que las deducciones de leyes sean oportunas y correctas.

8) Se debe rotar periódicamente el personal encargado de efectuar el pago de la nómina.

9) Está prohibido el pago de sueldo por medio del fondo de caja chica u otro fondo.

10) Todas la nóminas deben estar firmadas por el incumbente de mayor jerarquía, el encargado de nóminas y el encargado del área financiera.

11) Los empleados deben firmar la nómina o la copia del cheque que permanece en el cronológico de cheques expedidos, como constancia de haber recibido el sueldo.

12) Auditoría interna debe supervisar periódicamente el pago de la nómina.

13) Debe habilitarse una cuenta bancaria especial para el pago de la nómina.

14) Deben establecerse políticas y reglamentos de personal.

15) Las horas extras y compensaciones deben calcularse separadas del sueldo normal.

16) Deben investigarse los cheques no cobrados en un tiempo prudente.

17) Debe haber una clara asignación de funciones y responsabilidades.

18) Las funciones de registro y pago de la nómina, deben estar estrictamente segregadas.

19) El incumbente de mayor jerarquía, el encargado del área financiera, y el auditor interno son los responsables del cumplimiento de estos controles.

CONTROLES INTERNOS DEL PROCESO DE COMPRAS

1.- Todas las compras deben estar amparadas por ordenes de compras prenumeradas, debe llevar el sello gomígrafo de la institución y estar firmada por incumbente de mayor jerarquía.

2.- Verificar que la recepción del producto o servicio comprado sea realizada por una persona especializada, independiente del que compra los artículos y del que controla la existencia.

3.- Ninguna actividad de compra debe iniciarse hasta que la existencia correspondiente alcance el punto mínimo fijado.

4.- Verificar que la institución compre los artículos que necesite y de la calidad deseada.

5.- Verificar que los precios son los mejores que la institución puede razonablemente obtener bajo la misma circunstancia.

6.- Verificar que los artículos comprados sean de la necesidad de la institución.

7.- Toda orden de compra debe estar amparada en una requisición o pedido originada en un departamento diferente al que ejecuta la compra.

8.- Verificar que se pague por materiales, equipos y servicios cuya compra se ha autorizado y los cuales han sido recibidos a satisfacción.

9.- Verificar las cotizaciones de los proveedores.

10.- La orden de compra debe especificar claramente.

a) Datos relativos al proveedor.

b) Especificaciones generales de los artículos a comprar con descripción y referencia completa.

c) Condiciones en que ejecuta la compra.

d) Lugar y fecha de entrega de las mercancías.

e) Lugar y fecha de entrega de las mercancías.

11.- Verificar que las cotizaciones tengan el sello de la casa proveedora, el Registro Nacional de Contribuyente (RNC) de ésta y a la firma de la persona que cotiza.

12.- Nadie debe efectuar pedidos verbales.

13.- Todas las compras se harán de una forma práctica, abierta y en libre competencia.

14.- Cuando se realizan compras mediante la celebración de concursos públicos, se deben remitir a la Contraloría General de la República la base de dichos concursos y la indicación de base legal o reglamentaria para la celebración del concurso.

15.- El incumbente de mayor jerarquía, el encargado del área financiera, el encargado del área administrativa y el auditor interno son los responsables de que se cumplan estos controles internos.

CONTROLES INTERNOS DE ALMACÉN

DE MATERIALES DE OFICINA Y/O EQUIPOS

1) El encargado de almacén debe mantener bajo estricta seguridad, los materiales y/o equipos en almacén.

2) El encargado de almacén debe darle entrada a todos los materiales y equipos adquiridos, comparando la orden de compra con la factura o conduce enviado por el proveedor.

3) El encargado de almacén deberá informar diariamente, al encargado de compra, sobre el mínimo de existencia de los artículos bajo su responsabilidad y éste supervisar lo informado.

4) Mantener al día de las tarjetas en base a las salidas por requisiciones de materiales de los departamentos o secciones y entradas de compras.

5) El encargado de almacén debe llenar un informe de consumo de materiales de oficina por departamento y remitirlo al encargado del área administrativa con copia al auditor interno.

6) El inventario del almacén de materiales de oficina y/o equipos serán verificados, evaluados y controlados por el Departamento de Auditoría Interna.

7) El incumbente de mayor jerarquía, el encargado del área financiera, el encargo del área administrativa y el auditor son los responsables del cumplimiento de estos controles.

ALGUNAS NORMAS DE CONTROL INTERNOS PARA LOS DIFERENTES DEPARTAMENTOS

CONTROLES INTERNOS PARA EL ÁREA DE CAJA (RECEPCIÓN)

1) Las funciones de custodia y manejo del efectivo deben ser ejecutadas por personas independientes de las que realizan las funciones de revisión, registro y control del mismo.

2) Todos los ingresos de efectivo deben hacerse constar en un recibo de ingreso, el cual debe ser firmado y sellado por el cajero.

3) Los recibos de ingreso deben ser prenumerados de imprenta y expedidos en secuencia numérica.

4) La secuencia numérica en el uso de los recibos de ingresos debe ser controlada por un empleado independiente de quienes manejan el efectivo.

5) Todos los ingresos deben ser depositados íntegramente a más tardar el siguiente día laborable. El cajero debe anexar el volante del depósito al recibo de ingreso correspondiente y debe quedarse con una fotocopia del depósito.

6) Un empleado independiente debe verificar la coincidencia del total del efectivo recibido y el total del depósito de cada día. Además que el volante de depósito tenga estampado el sello fechador del banco.

Los ingresos y depósitos deben ser registrados por una persona independiente de las labores de manejo del efectivo ingresado.

8) El cajero debe llenar diariamente un formulario de recepción del efectivo donde conste el número del recibo, fecha y monto recibido.

9) Es responsabilidad del incumbente de mayor jerarquía, el encargado del área financiera y del auditor interno velar por el cumplimiento de estos controles.

CONTROLES INTERNOS ÁREA DE BANCO (DESEMBOLSOS)

1) Debe aperturarse cuentas corrientes a nombre de la institución en el Banco de Reservas debidamente autorizadas por la Contraloría General de la República.

2) Los cheques deben ser firmados por el incumbente de mayor jerarquía y otro funcionario autorizado de manera oficial.

3) Todos los pagos realizados en la institución de monto mayores al 10% del total del fondo de caja chica, se efectuarán mediante la emisión de cheques.

4) Los cheques deben ser prenumerados y expedidos en secuencia numérica.

5) Los cheques expedidos deben ser solicitados previamente y ésta solicitud debe ser aprobada por el incumbente de mayor jerarquía.

6) Las personas que firman los cheques deben asegurarse de que exista provisión suficiente de fondos para cubrir el mismo, antes de firmarlos.

7) Las firmas de las personas autorizadas a firmar cheques, deben tener la autorización de la Contraloría General de la República, previo a su envío al banco.

8) Las firmas de las personas autorizadas a firmar cheques deben ser canceladas y notificadas al banco a través de la Contraloría General de la República.

9) Bajo ninguna circunstancia se deben firmar cheques en blanco.

10) Al presentar un cheque a la firma, al mismo deberá anexarse toda la documentación justificativa del pago y las personas que los firman deben asegurarse de que la misma es correcta y completa.

11) Las personas que firman los cheques deberán asegurarse de que los mismos estén correctamente confeccionados en lo que se refiere a número, cantidad, valor, beneficiario y concepto.

12) Los cheques deben confeccionarse con copias, y a la copia que avala el registro contable deberá anexársela la documentación correspondiente.

13) La documentación justificativa de los pagos deberá ser cancelada con un sello con la inscripción “pagado”, en el cual se indique el número y a la fecha del cheque, para prevenir duplicidad de pagos o utilización irregular de dicha documentación.

14) La custodia de los cheques expedidos pendientes de entrega, debe ser supervisada por la oficina de Tesorería y en su defecto por el cajero pagador, quién mantendrá registro de dichos cheques.

15) Los cheques expedidos deberán ser registrados oportunamente en los libros de contabilidad de la institución por personal independiente a su confección, aprobación, custodia, etc.

16) No deben expedirse cheques al portador.

17) Los cheques expedidos a nombre de cajeros, pagadores, bancos y a nombre de la propia institución deben tener en el detalle la información específica del conepto y la naturaleza del pago.

18) Las cuentas bancarias deben ser conciliadas cada 30 días (mes comercial), para controlar la existencia de efectivo en los bancos y determinar el balance real al final de cada período. Las conciliaciones deben ser preparadas por personas independientes del manejo y registro del efectivo. Estas personas deberán obtener explicaciones satisfactorias por todos los período anormales de tránsito, tanto de cheques como de depósitos y cualquier diferencia detectada en la realización de la referida operación, deberán hacerse los registros de lugar en los libros contables (ajustes).

19) Los cheques anulados deben ser mutilados en el área de las firmas para prevenir su uso irregular y deben ser archivados junto a la copia que es utilizada para el registro contable.

20) Deben usarse máquinas protectoras de cheques.

21) En caso de que utilice máquina o sello para firmar, la persona cuya firma es estampada deberá mantener supervisión sobre los controles propios de la máquina, tales como: Doble llave, control de totales firmados, control de números de cheques firmados, etc.

22) La transferencia de efectivo de una cuenta bancaria a otra debe estar autorizada por el incumbente de mayor jerarquía y otro funcionario competente.

23) Todo pago efectuado por la institución debe ser realizado observando todas la reglas de contabilidad gubernamental.

24) Es responsabilidad del incumbente de mayor jerarquía, el encargado del área financiera y del Auditor interno, velar por el cumplimiento de estos controles.

CONTROLES INTERNOS FONDO CAJA CHICA

1) Los fondos de caja chica deberán ser utilizados solamente para pagos de poco monto.

2) Los desembolsos de caja chica no deben exceder de 10% del monto total del fondo.

3) Los pagos por caja chica se realizan mediante volantes definitivos prenumerados de imprenta expedidos en secuencia, y volantes provisionales para controlar la entrega de efectivo previo al desembolso real, el cual se liquidará con los comprobantes. Los volantes provisionales no podrán permanecer mas de tres días en caja.

4) Los volantes de caja chica deberán ser firmados por la persona que aprueba el pago y por quien recibe el dinero.

5) Debe anexarse a los volantes definitivos de caja chica, toda la documentación justificativa por los pagos efectuados.

6) La documentación justificativa de los pagos por caja chica deberán cancelarse con un sello fechador con la inscripción “pagado” y a la fecha del desembolso.

7) Para la reposición del fondo de caja chica debe haberse consumido el 60% del monto total del fondo.

8) El cheque de reposición debe hacerse por el total de los comprobantes y a nombre del custodia.

9) Los cheques de reposición deben indicar los números de los comprobantes que se reponen.

10) Está prohibido el cambio de cheques a través del fondo de caja chica.

11) Está prohibido el pago de sueldos a través del fondo de caja chica.

12) El fondo de caja chica debe mantenerse separado de cualquier otro fondo que opere la institución, y el custodia no debe tener acceso al efectivo recibido de los clientes u otro depósito.

13) Los volantes de caja chica deben ser autorizados por el funcionario del área donde se solicite el desembolso y por el encargado del área financiera.

14) No se permitirá el manejo de dos fondos de caja chica por una sola persona.

15) Cualquier cambio en el monto de caja chica debe realizarse mediante una comunicación del incumbente de mayor jerarquía.

16) Las políticas para el manejo adecuado de caja chica deben ser entregadas por escrito al responsable del manejo de la misma.

17) Las facturas no deben ser fraccionadas para eludir el monto de desembolsos.

18) El encargado del fondo no debe tener acceso a los registros de contabilidad, relacionado con el manejo del efectivo.

19) El fondo de caja chica debe ser arqueado esporádicamente y sorpresivamente por el auditor interno o por cualquier otro departamento que sirva de control financiero.

20) Es responsabilidad del incumbente de mayor jerarquía, el encargado del área financiera y del auditor interno, velar por el cumplimiento de estos controles.

CUENTAS POR COBRAR

Son activos de la institución que están representados por derechos exigibles a terceros.

CONTROLES INTERNOS CUENTAS POR COBRAR

1) El otorgamiento de crédito a clientes, funcionarios y empleados se efectuará sobre la base de las políticas establecidas por la institución.

2) Debe habilitarse una cuenta auxiliar para cada cliente, funcionario y empleado.

3) Deben realizarse arqueos periódicos de los documentos al cobro, para conciliarlos con los libros de contabilidad.

4) Las autorizaciones para descargo de cuentas malas, deben ser aprobadas en atención a las normas contables y leyes que existen para tales fines.

5) Auditoría interna enviará estado de cuentas con regularidad a todos los deudores e investigará todas las partidas reportadas con discrepancias.

6) Todos los cheques de clientes o relacionados que sean devueltos por falta de provisión de fondos se anotarán en un registro especial con los detalles que identifiquen a quienes los emitieron: fecha, nombre del emisor, banco girado, importe, etc. además una columna de “observaciones” para cualquier detalle adicional.

7) No se recibirán cheques personales, o de empresas que les hayan devuelto cheques en dos ocasiones anteriores sin ninguna explicación o justificación válida.

8) El Departamento de Contabilidad, deberá registrar las devoluciones de cheques con las notas de débito bancarias recibidas, realizando un asiento deudor a la cuenta de cheques devueltos por el monto del mismo, y deberá pasar el departamento de cobros para la gestión de su cobranza en efectivo inmediatamente se reciba.

9) No se otorgarán créditos a empleados que tengan menos de tres (3) meses trabajando en la institución.

10) Es responsabilidad del incumbente de mayor jerarquía, el encargado del área financiera y del auditor interno velar por el cumplimiento de estos controles.

ACTIVO FIJO O PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

Son todos los inmuebles, muebles, equipos y maquinarias, adquiridos, construidos o recibidos en donación para el uso de la institución, y que se estima una vida útil superior a un año y no se agotan en el primer uso.

CONTROLES INTERNOS DE LOS ACTIVOS FIJOS

1) Debe existir una política que contemple lo siguiente:

a) Clasificación del activo (terreno, edificio, maquinarias, mobiliarios, etc.)

b) Procedimiento de autorización para adiciones, custodia, disposición y transferencia de activo fijo.

c) Niveles de responsabilidad en las adiciones, custodia, disposición y transferencia de activo fijo.

2) Deben separarse las funciones de compra y custodia de activo fijo.

3) Debe mantenerse un estricto control sobre aquellas propiedades que se pueden extraviar con facilidad como herramientas y envases, utensilios y útiles de oficina, entre otros.

4) Cada activo fijo debe tener una tarjeta con todos los datos necesarios o registrados a través de una base de datos en el computador.

5) Auditoría interna debe realizar inventarios periódicos de los activos fijos para compararlo con el tarjetero o con el listado emitido por la computadora.

6) Los activos fijos deben estar respaldados por una póliza de seguro y la cobertura de ésta debe ser revisada periódicamente.

7) Debe crearse un código para identificar cada unidad del activo fijo.

8) Las reparaciones mayores de un 5% del costo del activo deben capitalizarse.

9) Se llevará un registro detallado de los activos totalmente depreciados que todavía se encuentren en uso.

10) Los jefes departamentales y de oficinas son los responsables por la custodia de los activos y tienen la obligación de informar cualquier cambio en el estado de los bienes bajo su cuidado.

11) El traslado de un activo fijo tener la aprobación del incumbente de mayor jerarquía, el encargado del área financiera, el encargado del área administrativa, y del auditor interno.

12) Los activos fijos en desuso o chatarra se deben descargar a Bienes Nacionales, en atención a las normativas existentes.

OTROS ACTIVOS

Cuenta del grupo de los activos, cuyo balance representa todos los depósitos realizados por la institución, tales como depósitos por contrato telefónico, contrato por uso de energía eléctrica, contrato por alquiler, seguros pagados por anticipado y otros.

CONTROLES INTERNOS OTROS ACTIVOS

1) Deben mantenerse estos controles en bóveda.

2) Los balances de esas cuentas deben permanecer inalterados período tras período, excepto cuando se cancele su validez, si son amortizables, como el caso de los seguros pagados por anticipados se prorratearía su valor entre el tiempo de vigencia de la póliza y se cargará a gasto el valor mensual que resulte de dicho prorrateo.

CUENTAS POR PAGAR

Son obligaciones de pago que deben hacerse en el futuro y que se originan en la compra de bienes y servicios a crédito, obtención de préstamos, retenciones, etc.

CONTROLES INTERNOS DE LAS CUENTAS POR PAGAR

1) Las requisiciones, ordenes de compras de bienes y servicios, que dan origen a las cuentas por pagar deben estar aprobadas por el incumbente superior jerárquico.

2) Las requisiciones y órdenes de compra que le dan origen, deben estar prenumeradas de imprenta, y utilizadas en rigurosa secuencia numérica.

3) Deben estar segregadas las funciones de compra, recepción y registro de las cuentas por pagar.

4) La mercancía recibida debe ser rigurosamente examinada, para determinar si hay faltantes, y se informará al departamento de compra de tal situación.

5) Las facturas se enviarán directamente al departamento de contabilidad y se registrarán de inmediato las cuentas por pagar.

6) Auditoría interna supervisará en todos los casos, que se comparen las facturas contra las órdenes de compras y los reportes de recepción que dan origen a las cuentas por pagar.

7) Tanto la factura como la orden de compra deben ser canceladas en el mismo momento en que se efectúa el pago de la deuda.

8) Los estados de cuentas de los proveedores deben ser revisados y conciliados con los saldos del departamento de contabilidad.

9) Los cheques para saldar estas cuentas serán registrados, con un concepto claro que explique los desembolsos.

10) Todas las cuentas por pagar deben registrarse antes de efectuar el pago.

11) Se deben atender las solicitudes de confirmación de cuentas por pagar.

12) Se debe preparar una relación mensual de cuentas por pagar con sus respectivos comprobantes y conciliarla con la cuenta control.

13) Es responsabilidad del incumbente de mayor jerarquía, el encargado del área financiera, y el auditor interno velar por el cumplimiento de estos controles.

NÓMINA

Es una relación con los datos completos de los empleados a quienes deben cubrirse sueldos durante cierto período de tiempo, con la indicación de sus percepciones y las deducciones aplicables a fin de determinar el importe del salario neto a pagar.

CONTROLES INTERNOS DE LA NÓMINA

1) Que la contratación de personal y la fijación de sueldos sean debidamente autorizadas por el incumbente de mayor jerarquía y se reporten oportunamente los aumentos, las deducciones y cambios se salarios en el personal.

2) Que el tiempo trabajando por los empleados sea registrado adecuadamente y estén debidamente autorizadas las variaciones de diferencias de sueldos por cambio de actividad, vacaciones, ausencias, días festivos, etc.

3) Que el cálculo de las percepciones y la aplicación del costo de la nómina en contabilidad sean correctas.

4) Que las deducciones de la nómina sean controladas y registradas adecuadamente.

5) Que el pago de la nómina se haga en forma adecuada, en cumplimiento de todas las disposiciones, leyes y decretos existentes con relación a los pagos por concepto de sueldos.

6) Que las novedades en cuanto a salidas del personal sean reportadas en forma oportuna a fin de que se elimine el pago correspondiente en la nómina.

7) Que las deducciones de leyes sean oportunas y correctas.

8) Se debe rotar periódicamente el personal encargado de efectuar el pago de la nómina.

9) Está prohibido el pago de sueldo por medio del fondo de caja chica u otro fondo.

10) Todas la nóminas deben estar firmadas por el incumbente de mayor jerarquía, el encargado de nóminas y el encargado del área financiera.

11) Los empleados deben firmar la nómina o la copia del cheque que permanece en el cronológico de cheques expedidos, como constancia de haber recibido el sueldo.

12) Auditoría interna debe supervisar periódicamente el pago de la nómina.

13) Debe habilitarse una cuenta bancaria especial para el pago de la nómina.

14) Deben establecerse políticas y reglamentos de personal.

15) Las horas extras y compensaciones deben calcularse separadas del sueldo normal.

16) Deben investigarse los cheques no cobrados en un tiempo prudente.

17) Debe haber una clara asignación de funciones y responsabilidades.

18) Las funciones de registro y pago de la nómina, deben estar estrictamente segregadas.

19) El incumbente de mayor jerarquía, el encargado del área financiera, y el auditor interno son los responsables del cumplimiento de estos controles.

CONTROLES INTERNOS DEL PROCESO DE COMPRAS

1.- Todas las compras deben estar amparadas por ordenes de compras prenumeradas, debe llevar el sello gomígrafo de la institución y estar firmada por incumbente de mayor jerarquía.

2.- Verificar que la recepción del producto o servicio comprado sea realizada por una persona especializada, independiente del que compra los artículos y del que controla la existencia.

3.- Ninguna actividad de compra debe iniciarse hasta que la existencia correspondiente alcance el punto mínimo fijado.

4.- Verificar que la institución compre los artículos que necesite y de la calidad deseada.

5.- Verificar que los precios son los mejores que la institución puede razonablemente obtener bajo la misma circunstancia.

6.- Verificar que los artículos comprados sean de la necesidad de la institución.

7.- Toda orden de compra debe estar amparada en una requisición o pedido originada en un departamento diferente al que ejecuta la compra.

8.- Verificar que se pague por materiales, equipos y servicios cuya compra se ha autorizado y los cuales han sido recibidos a satisfacción.

9.- Verificar las cotizaciones de los proveedores.

10.- La orden de compra debe especificar claramente.

a) Datos relativos al proveedor.

b) Especificaciones generales de los artículos a comprar con descripción y referencia completa.

c) Condiciones en que ejecuta la compra.

d) Lugar y fecha de entrega de las mercancías.

e) Lugar y fecha de entrega de las mercancías.

11.- Verificar que las cotizaciones tengan el sello de la casa proveedora, el Registro Nacional de Contribuyente (RNC) de ésta y a la firma de la persona que cotiza.

12.- Nadie debe efectuar pedidos verbales.

13.- Todas las compras se harán de una forma práctica, abierta y en libre competencia.

14.- Cuando se realizan compras mediante la celebración de concursos públicos, se deben remitir a la Contraloría General de la República la base de dichos concursos y la indicación de base legal o reglamentaria para la celebración del concurso.

15.- El incumbente de mayor jerarquía, el encargado del área financiera, el encargado del área administrativa y el auditor interno son los responsables de que se cumplan estos controles internos.

CONTROLES INTERNOS DE ALMACÉN

DE MATERIALES DE OFICINA Y/O EQUIPOS

1) El encargado de almacén debe mantener bajo estricta seguridad, los materiales y/o equipos en almacén.

2) El encargado de almacén debe darle entrada a todos los materiales y equipos adquiridos, comparando la orden de compra con la factura o conduce enviado por el proveedor.

3) El encargado de almacén deberá informar diariamente, al encargado de compra, sobre el mínimo de existencia de los artículos bajo su responsabilidad y éste supervisar lo informado.

4) Mantener al día de las tarjetas en base a las salidas por requisiciones de materiales de los departamentos o secciones y entradas de compras.

5) El encargado de almacén debe llenar un informe de consumo de materiales de oficina por departamento y remitirlo al encargado del área administrativa con copia al auditor interno.

6) El inventario del almacén de materiales de oficina y/o equipos serán verificados, evaluados y controlados por el Departamento de Auditoría Interna.

7) El incumbente de mayor jerarquía, el encargado del área financiera, el encargo del área administrativa y el auditor son los responsables del cumplimiento de estos controles.