Papeles de Trabajos

República Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular para la Defensa
Universidad Nacional Experimental de la Fuerza Armada
Contaduría Pública- Sección 02










Papeles de Trabajos







Participantes:

Arteaga Juan
Espinoza José
Flores Alexandra
Rivas Eddy
Solórzano Juan



Funciones de los Papeles de Trabajos.

Como una acumulación de toda la evidencia obtenida durante el desarrollo de la auditoría, los papeles de trabajo tienen varias funciones. Los propósitos principales de estos son:
Ayudar a organizar y coordinar las muchas fases de la revisión de auditoría.
Proporcionar información que será incluida en el informe de auditoría.
Servir como respaldo de la opinión del auditor.
Los papeles de trabajo también sirven como evidencia en caso de demandas legales, fuente de información para futuras declaraciones y otros informes especializados, solicitados por otros órganos de competencia y como guía para exámenes de auditoría posteriores.
Propiedad de los Papeles de trabajos.

Los papeles de trabajo que preparan los auditores son de su propiedad y por lo general se considera confidencial la información que contienen. Usualmente antes de entregar información que aparece en los papeles de trabajo el auditor obtiene el consentimiento del auditado.
Si recibe una citación o un requerimiento judicial en el que le pidan información de los papeles de trabajo, el auditor tiene que entregarla.
También el auditor puede verse en la necesidad de revelar alguna información incluso contra los deseos del cliente a fin de cumplir con normas de auditoría, como sucede en los casos en que subsecuentemente se descubren hechos que existían a la fecha del informe del auditor.
Es difícil establecer el tiempo que un auditor debe conservar los papeles de trabajo. Debe conservarlos en tanto son importantes para auditorías subsecuentes y para cumplir cualquier requisito legal. Debe cumplir con las normativas que al efecto existan.
Responsabilidad del auditor antes los Papeles de Trabajos.

El objetivo final de una auditoría es la expresión de la opinión del auditor. Los papeles de trabajo sirven para respaldarla.
El auditor al firmar el dictamen, afirma que la revisión se llevó a cabo de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas.
Los papeles de trabajo deben contener evidencia de que el trabajo fue planeado de modo adecuado y que se basó sobre la revisión de los controles internos, que los Auditores o Auxiliares fueron supervisados con propiedad, y que se revisó suficiente evidencia competente.
También el auditor está afirmando que los estados financieros presentan razonablemente la situación de la entidad, si se trata de una Auditoría Financiera, y los resultados de las operaciones de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
Los papeles de trabajo deben contener evidencia de que todas las informaciones importantes en los estados fueron revisadas para determinar que presentan razonablemente lo que en realidad ha sucedido dentro de la entidad.
En una Unidad de Auditores grande el Director o Jefe, que tiene la responsabilidad de la auditoría, descansa en los supervisores, jefes, Auditores y auxiliares, para llevar a cabo la mayor parte de las fases de la revisión.
Los papeles de trabajo deben contener evidencia del trabajo realizado y las conclusiones a que llegó cada una de estas personas, y también evidencia de que el trabajo a cada nivel fue revisado apropiadamente por el supervisor inmediato.


Tipos de papeles de trabajo.

En función de la fuente de la que procedan los papeles de trabajo, éstos se podrán clasificar en tres grupos:

a) Preparados por la entidad auditada. Se trata de toda aquella documentación que la empresa pone al servicio del auditor para que pueda llevar a cabo su trabajo: estados financieros, memoria, escritura, contratos, acuerdos

b) Confirmaciones de terceros. Una parte del trabajo de auditoría consiste en la verificación de los saldos que aparecen en el balance de situación a auditar.

c) Preparados por el auditor. Este último grupo estará formado por toda la documentación elaborada por el propio auditor a lo largo del trabajo a desarrollar: cuestionarios y programas, descripciones, detalles de los diferentes capítulos de los estados financieros, cuentas, transacciones,…

Organización de los papeles de trabajo

A.- Estado de trabajo (BALANZA DE TRABAJO). El balance general contiene los activos, pasivos, pérdidas y ganancias. Los estados de trabajo deben disponerse con los conceptos y cifras en el orden de los estados financieros, siempre que sea posible para facilitar la preparación de los estados.

B.- Cédulas guías o sumarias

 Es una hoja resumen para cada concepto o partida principal de los estados financieros.

 En las cédulas guías se relacionan las cuentas individuales de mayor general que se agrupan y componen una partida de los estados financieros.

C.- Cédulas de detalle

 Generalmente hay una o varias cédulas de detalle para cada cuenta del mayor, que es objeto de trabajo de auditoria.

 Estas cédulas contiene las evidencias de los análisis y pruebas efectuadas para formar una opinión sobre el saldo de la cuenta.


Lineamientos para la preparación de los papeles de trabajo.



Marcas de auditoria
Los procedimientos de auditoría efectuados se indican mediante símbolos de auditoría. Dichos símbolos o marcas deben ser explicados en los papeles de trabajo. Aunque no exista un sistema de marcas estándar, a menudo se utiliza una escala limitada de estandarización de símbolos para una línea de auditoría o para grupos específicos de cuentas, mediante el uso de leyendas o marcas en cédulas determinadas.
Esta es una técnica que ahorra tiempo, elimina la necesidad de explicar los procedimientos de auditoría que son similares más de una vez, y elimina la necesidad que el coordinador recorra para atrás y para adelante los papeles de trabajo para encontrar la leyenda estándar.
Las marcas deben ser distintivas y en color (generalmente rojo) para facilitar su ubicación en el cuerpo de un papel de trabajo compuesto de anotaciones y cifras escritas en lápiz.
Se debe Evitar los símbolos superpuestos complejos o similares; los números o letras simplemente rodeadas por un círculo proporcionan un orden secuencial y fácil de seguir.
Algunos requisitos y características de las marcas son los siguientes:
• La explicación de las marcas debe ser específica y clara.
• Los procedimientos de auditoría efectuados que no se evidencian con base en marcas, deben ser documentados mediante explicaciones narrativas, análisis, etc.
Las marcas de auditoría son símbolos utilizados por el auditor para señalar en sus papeles de trabajo el tipo de revisión y prueba efectuados los cuales reportan los siguientes beneficios.
Facilita el trabajo y aprovecha el espacio al anotar, en una sola ocasión, el trabajo realizado en varias partidas.
Facilita su supervisión al poderse comprender en forma inmediata el trabajo realizado.
Concepto y definición.
Las marcas de auditoria son aquellos símbolos convencionales que el auditor adopta y utiliza para identificar, clasificar y dejar constancia de las pruebas y técnicas que se aplicaron en el desarrollo de una auditoria. Son los símbolos que posteriormente permiten comprender y analizar con mayor facilidad una auditoria.
Objetivos de las marcas de auditoria.
Entre los objetivos de las marcas de auditoria tenemos:
1. Dejar constancia del trabajo realizado.
2. Facilitar el trabajo y ayudar a que se aproveche al máximo el espacio de la cédula, pues evitan describir detalladamente las actividades efectuadas para la revisión de varias partidas.
3. Agilizar la supervisión, ya que permiten comprender de inmediato el trabajo realizado.
4. Identificar y clasificar las técnicas y procedimientos utilizados en la auditoria.
Clasificación de las marcas de auditoria.
Por las características especiales de cada una, las marcas de auditoria pueden ser de dos tipos:
Marcas de auditoria estándar.
Las marcas estándar se utilizan para hacer referencia a técnicas o procedimientos que se aplican constantemente en las auditorias y son interpretadas de la misma manera por todos los auditores que las emplean. Son de utilización y aceptación general.
Marcas de auditoria específicas.
Las marcas específicas no de uso común; en la medida en que se adopten deberán integrarse al índice de marcas correspondiente y señalarse con toda claridad al pie o calce de los papeles de trabajo. Estas dependen de cada auditoria específica y según el usuario. No son las mismas marcas en una empresa que en otra, ni son las mismas en un tipo de auditoria que en otro.
Las cédulas de auditoria se pueden considerar de dos tipos:
• Tradicionales.
• Eventuales.
Las tradicionales, también denominadas básicas, son aquellas cuya nomenclatura es estándar y su uso es muy común y ampliamente conocido; dentro de estas se encuentran las:
• Cedulas sumarias.- Que son resúmenes o cuadros sinópticos de conceptos y/o cifras homogéneas de una cuenta, rubro, área u operación.
• Cedulas analíticas.- En ellas se coloca el detalle de los conceptos que conforman una cédula sumaria.
Por ejemplo: La cedula sumaria de cuentas por cobrar a clientes informará, por grupos homogéneos, los tipos de clientela que tiene la entidad sujeta a auditoria: clientas mayoreo, clientes gobierno, así como el saldo total de cada grupo. Las cédulas analíticas se harán una por cada tipo de clientela, señalando en ellas como está conformado el saldo de cada grupo.
Las eventuales no obedecen a ningún tipo de patrón estándar de nomenclatura y los nombres son asignados a criterio del auditor y pueden ser cédulas de observaciones, programa de trabajo, cedulas de asientos de ajuste, cedulas de reclasificaciones, confirmaciones, cartas de salvaguarda, cédulas de recomendaciones, control de tiempos de la auditoria, asuntos pendientes, entre muchos más tipos de cedulas que pudieran presentarse.

Para facilitar la trascripción e interpretación del trabajo realizado en la auditoria, usualmente se acostumbran a usar marcas que permiten transcribir de una manera práctica y de fácil lectura algunos trabajos repetitivos. Por ejemplo; la actividad de cotejar cifras que provienen de los registros auxiliares contra los auxiliares mismos, se pueden dejar transcrita en los papeles de trabajo, anotando una marca cuyo significado fuera justamente el de haber verificado las cifras correspondiente contra el auxiliar relativo.
En la práctica la utilización de marcas de trabajo realizado es de lo más común y facilita por un lado la trascripción del trabajo que realiza el auditor ejecutante, y por otro la interpretación de dicho trabajo como el proceso de revisión por parte del supervisor.
También en la práctica debido a que hay ciertos trabajos repetitivos de una manera constante se decide periódicamente establecer una marca estándar, es decir, una marca que signifique siempre lo mismo.
La forma de las marcas deben ser lo mas sencillas posibles pero a la vez distintiva, de manera que no haya confusión entre las diferentes marcas que se usen en el trabajo. Normalmente las marcas se transcriben utilizando color rojo o azul, de tal suerte que a través del color se logre su identificación inmediata en las partidas en las que fueron anotadas.